Untuk menjadi seorang staff administrasi perkantoran tentunya membutuhkan beberapa keahlian yang harus dipenuhi dalam rangka mendukung pekerjaan. Banyak orang yang menyangka bahwa tugas seorang staff administrasi cukup mudah dan menyenangkan, karena bekerja di depan komputer dan di tempat yang ber- AC. Namun, sebenarnya tugas seorang staff admin cukup kompleks.
Administrasi adalah suatu usaha atau kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Dalam dunia bisnis dan perkantoran, seorang staff pegawai administrasi biasa disebut sebagai admin. Seorang admin memiliki tugas dan tanggungjawab yang penting mengenai kepengurusan laporan ataupun data - data yang diperlukan oleh organisasi perusahaan.
Dalam menjalankan tugasnya, seorang admin membutuhkan beberapa skill dan keahlian, yaitu teliti, ulet, memiliki inisiatif, kemampuan berhitung, daya ingat yang baik, mampu bekerja dalam tim, serta mampu menggunakan aplikasi administratif dengan baik dan benar.
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda terkait pembagian tugas-tugas seorang admin. Terkadang ada admin yang hanya bertugas menginput data dan mengelola dokumen, namun ada juga yang merangkap sebagai customer service untuk menerima panggilan, atau sebagai sekretaris untuk membuat agenda kantor.
(Baca juga : kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang supervisor)
Berikut ini merupakan beberapa tugas-tugas administrasi beserta tanggungjawab dan penjelasan lengkapnya yang sering dijalankan di perusahaan-perusahaan di Indonesia.
1. Membuat Agenda Acara Kantor
Admin perkantoran memiliki tugas untuk membuat agenda kantor, yang merupakan salah satu tugas administrasi yang paling penting. Staff administrasi juga merangkap jabatan sekretaris untuk membuat agenda perkantoran, termasuk menjadwal meeting dengan pihak luar, menyiapkan pertemuan dengan klien, dan lain sebagainya.
2. Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas staff administrasi juga meliputi tentang pengelolaan dokumen - dokumen penting perusahaan, seperti laporan keuangan, catatan harian, notulensi rapat, dan lain-lain. Dalam menjalankan tugas ini, seorang pegawai administrasi harus memiliki skill perkantoran secara umum.
(Baca juga : bekerja adalah bagian dari ibadah)
3. Melakukan Entri Data
Tugas staff administrasi lainnya yaitu melakukan entri data perusahaan. Melakukan input dan entry data ini menjadi salah satu tugas pokok administrasi. Data yang diinput adalah data-data penting perusahaan. Terkadang dalam beberapa perusahaan, dalam menjalankan tugas ini, administrasi dibantu divisi lain seperti divisi pergudangan atau inventaris.
4. Membuat Perekapan Data
Selain penginputan data dan pengarsipan data, staff admin juga bertugas melakukan perekapan data. Data-data yang sudah ada direkap kembali menjadi lebih ringkas dan tersimpan secara sistematis, sehingga menjadi lebih mudah untuk dicek ulang di kemudian hari.
5. Mengarsip Surat Masuk dan Keluar
Staff administrasi juga bertugas melakukan arsip pada surat masuk dan keluar. Admin bertugas memilah-milah surat, paket, kiriman, pemesanan, hingga email yang masuk pada perusahaan, dan jika penting, maka kemudian diteruskan pada pihak-pihak terkait yang dituju.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar